Gewerbeanmeldung

In Deutschland werden Freiberufler in zwei Kategorien unterteilt: Freiberufler (freie Berufe — IT, Design, Beratung) melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer, während Gewerbetreibende (Handel, Dienstleistungen) sich beim Gewerbeamt registrieren müssen. Die Kleinunternehmergrenze ab 2025 beträgt €25.000 Umsatz im Vorjahr [1].

Freiberufler vs. Gewerbetreibender

Freiberufler (Katalogberufe nach §18 EStG)

Die Liste ist in §18 EStG (Einkommensteuergesetz) gesetzlich definiert [2]:

Bereich	Berufe
Medizin	Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Psychologen, Heilpraktiker
Recht/Steuern	Anwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
Technik	Ingenieure, Architekten, Vermessungsingenieure
Kreativ/Medien	Journalisten, Übersetzer, Designer, Autoren
Bildung	Lehrer, Dozenten, Coaches
IT	Programmierer, IT-Berater (wenn wissenschaftlich/kreativ)

Vorteile:

• Keine Gewerbeanmeldung nötig
• Keine Gewerbesteuer
• Keine IHK-Pflichtmitgliedschaft
• Immer EÜR möglich (keine Bilanzierungspflicht)

Gewerbetreibender

Alles andere:

• Handel (auch Online-Shops)
• Handwerk
• Gastronomie
• Vermittler, Makler
• Hardware-Reparatur

Pflichten:

• Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (20–60€)
• Gewerbesteuer (Freibetrag 24.500€)
• IHK/HWK-Mitgliedschaft (50–mehrere 100€/Jahr)

Abfärbetheorie

Wenn du Freiberufler bist und nebenbei gewerbliche Einkünfte hast (z.B. Architekt, der auch Möbel verkauft), kann dein gesamtes Einkommen als gewerblich eingestuft werden! Strikt trennen oder separate Gesellschaft gründen.

Der Registrierungsprozess

Voraussetzung: Wohnsitzanmeldung

Ohne Meldebescheinigung geht nichts in Deutschland:

• Bürgeramt besuchen nach Einzug
• Steuer-ID wird automatisch zugewiesen
• Basis für alle weiteren Anmeldungen

Für Freiberufler

1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen (elektronisch via ELSTER)
2. An das zuständige Finanzamt übermitteln
3. Steuernummer erhalten
4. Fertig — du kannst Rechnungen schreiben

Für Gewerbe

1. Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (20–60€) [3]
2. Gewerbeschein erhalten
3. Gewerbeamt informiert automatisch: Finanzamt, IHK, Berufsgenossenschaft
4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
5. Steuernummer erhalten

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Muss seit 2021 elektronisch über ELSTER eingereicht werden.

Kritische Felder

Feld	Was eintragen	Warum wichtig
Art der Tätigkeit	Genaue Beschreibung	Bestimmt Freiberufler/Gewerbe-Status
Geschätzter Umsatz	Konservativ schätzen	Zu hoch = hohe Vorauszahlungen
Geschätzter Gewinn	Realistisch	Bestimmt Steuervorauszahlungen
Kleinunternehmer	Ja/Nein	Schwelle: 25.000€ Vorjahr
Ist-/Sollversteuerung	Istversteuerung (übliche Wahl)	USt erst bei Zahlungseingang fällig

Strategische Schätzung

• Zu hoch geschätzt: Hohe Vorauszahlungen können Liquidität gefährden
• Zu niedrig geschätzt: "Jahr-2-Krise" — massive Nachzahlung + neue Vorauszahlungen
• Üblich: Konservativ, aber realistisch schätzen

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Grenzen ab 1. Januar 2025 [1]:

• Vorjahresumsatz unter 25.000€ UND
• Laufendes Jahr voraussichtlich unter 100.000€

Vorteil	Nachteil
Keine USt auf Rechnungen	Kein Vorsteuerabzug
Keine USt-Voranmeldungen	Bei teurem Equipment nachteilig
Einfachere Buchhaltung

Pflichthinweis auf Rechnungen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Nach der Anmeldung

Sofort erledigen

1. Krankenversicherung informieren — Status wechselt, Beiträge ändern sich
2. Geschäftskonto eröffnen — nicht Pflicht, aber dringend empfohlen
3. Buchhaltungssoftware einrichten — SevDesk, Lexoffice, FastBill
4. Berufshaftpflicht abschließen — je nach Branche

Dokumente vorbereiten

• Rechnungsvorlage (mit allen Pflichtangaben)
• AGB / Vertragsvorlage
• Datenschutzerklärung (bei Website)

Scheinselbstständigkeit — Das größte Risiko

Existenzbedrohend

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn du formal selbstständig bist, aber faktisch wie ein Angestellter arbeitest. Die Deutsche Rentenversicherung prüft den Status und kann Verhältnisse rückwirkend neu klassifizieren [4]. Folgen: Nachforderungen für 4 Jahre + Strafen + Statusverlust.

Prüfkriterien der Deutschen Rentenversicherung

Indiz für Scheinselbstständigkeit	Echte Selbstständigkeit
Weisungsgebunden (Ort, Zeit, Art)	Freie Arbeitsgestaltung
Eingegliedert (Firmen-E-Mail, Organigramm)	Eigene Betriebsmittel
5/6 Umsatz von einem Auftraggeber	Mehrere Kunden
Kein unternehmerisches Risiko	Eigene Preisgestaltung
Nutzt Arbeitsmittel des Auftraggebers	Eigene Hardware/Software

Konsequenzen

Für den Auftraggeber:

• Nachzahlung aller Sozialversicherungsbeiträge (AG + AN-Anteil)
• Bis zu 4 Jahre rückwirkend (30 Jahre bei Vorsatz)
• Strafen und Zinsen

Für dich:

• Rückwirkende Einstufung als Arbeitnehmer
• Verlust der steuerlichen Vorteile
• Geschäft praktisch beendet

Schutzmaßnahmen

1. Mehrere Kunden — Diversifizierung der Kundenbasis reduziert das Risiko [5]
2. Eigene Betriebsmittel — eigener Laptop, eigene Software, eigene Tools
3. Eigenes Marketing — Website, LinkedIn, Branchenverzeichnisse
4. Werkvertrag statt Dienstvertrag — Ergebnis vereinbaren, nicht Arbeitszeit
5. Statusfeststellungsverfahren — Du kannst vor Beginn der Zusammenarbeit eine offizielle Statusprüfung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen [4]

Für Nicht-EU-Bürger

Visum-Kategorien

Visum	Für	Anforderungen
Freiberufler-Visum (§21 Abs. 5 AufenthG)	Freie Berufe	Qualifikation + 2 Absichtserklärungen von deutschen Kunden
Selbstständigen-Visum	Gewerbe	Businessplan + Finanzierungsnachweis + wirtschaftliches Interesse

Altersbeschränkung

Über 45 Jahre

Antragsteller über 45 müssen nachweisen:

• Garantierte Rente von ~1.565€/Monat ODER
• Vermögen von mindestens 225.000€

Ohne diesen Nachweis wird das Visum abgelehnt.

Beratung holen

Vor dem Start unbedingt eine Beratung beim Steuerberater. Die ersten Fehler können teuer werden — besser 200€ für Beratung als 2.000€ für Nachzahlungen.

FAQ

Keine Rechts- oder Finanzberatung.

Meine Tätigkeit kombiniert IT-Beratung (Freiberufler) und Software-Lizenzverkauf (Gewerbe). Wie melde ich mich an?

Wenn du freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten kombinierst, ist eine strikte Trennung entscheidend. Nach der Abfärbetheorie können gewerbliche Einkünfte alle Einkünfte als gewerblich umqualifizieren — dann fallen Gewerbesteuer und IHK-Mitgliedschaft auf alles an [2]. Optionen: (1) Tätigkeiten in der Buchführung strikt trennen — separate Rechnungen, getrennte Dokumentation; (2) Gewerbe nur für den Handelsanteil anmelden; (3) bei erheblichem Umfang — separate Gesellschaft (UG/GmbH) für den Handel gründen. Das Finanzamt beurteilt jeden Fall individuell; eine Besprechung der Situation mit einem Steuerberater zu Beginn ist empfehlenswert.

Ich habe eine Blue Card. Kann ich nebenbei freiberuflich arbeiten?

Die Blue Card (§18g AufenthG) erlaubt in den ersten 12 Monaten nur die Arbeit beim angegebenen Arbeitgeber. Nach 12 Monaten ist ein Arbeitgeberwechsel ohne Genehmigung möglich, aber eine Nebentätigkeit als Selbstständiger ist eine separate Frage. Für eine Nebentätigkeit als Freiberufler brauchst du: (1) Genehmigung der Ausländerbehörde (ABH) für zusätzliche Tätigkeit; (2) Zustimmung des Arbeitgebers (die meisten Arbeitsverträge verlangen eine Genehmigung); (3) Anmeldung beim Finanzamt. Ohne ABH-Genehmigung verstößt eine freiberufliche Nebentätigkeit gegen die Aufenthaltsbedingungen und kann die Verlängerung der Blue Card gefährden.

Ich habe Kleinunternehmer gewählt, aber mein Umsatz hat €25.000 überschritten. Was passiert?

Ab 2025 verlierst du bei Überschreitung der €25.000-Grenze im Vorjahr automatisch den Kleinunternehmerstatus zum 1. Januar des Folgejahres [1]. Wenn der laufende Jahresumsatz €100.000 überschreitet, entfällt der Status sofort ab dem Zeitpunkt der Überschreitung. Konsequenzen: USt (Umsatzsteuer) muss auf alle nachfolgenden Rechnungen aufgeschlagen werden, monatliche oder vierteljährliche USt-Voranmeldungen sind abzugeben, und bereits ausgestellte Rechnungen nach Statusverlust müssen korrigiert werden. Rückkehr zum Kleinunternehmer ist möglich, wenn der Umsatz im nächsten Jahr wieder unter €25.000 liegt.

Das Finanzamt hat mich als Gewerbetreibender eingestuft, aber ich halte mich für einen Freiberufler. Kann ich Einspruch einlegen?

Ja. Das Finanzamt beurteilt die tatsächliche Tätigkeit, nicht die Selbstbezeichnung. Wenn du die Einstufung für falsch hältst: (1) lege innerhalb eines Monats nach Erhalt des Bescheids Einspruch ein — kostenfrei [2]; (2) füge eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung bei, die die Zugehörigkeit zum Katalog des §18 EStG belegt; (3) weise Qualifikationen nach — Abschluss, Zertifikate, Portfolio. Für IT-Fachleute ist die Grenze unscharf: reine „Programmierung" kann als Freiberufler gelten, während „allgemeine IT-Dienstleistungen" als Gewerbe eingestuft werden. Gerichtsentscheidungen sind uneinheitlich. Wenn der Einspruch abgelehnt wird, ist der Weg zum Finanzgericht möglich, aber zeitaufwändig und kostenintensiv.

Ich arbeite seit einem Jahr für nur einen Kunden. Droht mir Scheinselbstständigkeit?

Das Kriterium „5/6 des Umsatzes von einem Auftraggeber" ist einer der wichtigsten Indikatoren für die Deutsche Rentenversicherung [4]. Es ist aber nicht der einzige — das Gesamtbild aller Faktoren wird bewertet. Hohes Risiko: du arbeitest im Büro des Kunden, nutzt dessen Ausrüstung, folgst dessen Zeitplan, bist ins Organigramm eingegliedert. Das Risiko lässt sich auch ohne Kundenwechsel reduzieren: (1) aus eigenem Büro/Homeoffice arbeiten; (2) eigene Betriebsmittel nutzen; (3) eigene Website und Marketing pflegen; (4) Werkvertrag nutzen (ergebnisorientiert statt stundenbasiert); (5) ein Statusfeststellungsverfahren durchführen — offizielle Statusprüfung bei der Deutschen Rentenversicherung, bevor Probleme entstehen [4].

Quellen

1. Bundesministerium der Finanzen — Kleinunternehmerregelung (§19 UStG, Änderungen ab 2025) — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/20_Legislaturperiode/2024-03-22-Wachstumschancengesetz/0-Gesetz.html — Zugriff: 2025
2. Einkommensteuergesetz (EStG) §18 — Katalog der freien Berufe — https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__18.html — Zugriff: 2025
3. Bundesverband der Gründerinnen und Gründer — Kosten der Gewerbeanmeldung — https://www.gruenderverband.de/gewerbe-anmelden-kosten/ — Zugriff: 2025
4. Deutsche Rentenversicherung — Statusfeststellungsverfahren für Selbstständige — https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Selbststaendige/Versicherungspflicht/versicherungspflicht_node.html — Zugriff: 2025
5. IHK München und Oberbayern — Scheinselbstständigkeit vermeiden — https://www.ihk-muenchen.de/existenzgruendung/scheinselbstaendigkeit/ — Zugriff: 2025